Löysitkö etsimäsi

5 Valvonta

Yhdistyksen valvonnassa tärkeintä on luoda toimiva omavalvonta. Jos toimielimiä on useampia kuin pelkkä hallitus, tulee laatia näille selkeät valvontasuhteet. Sama koskee toimihenkilöitä.
Yhdistyksen ulkopuolista valvontaa hoitavat tilintarkastajat sekä viranomaisena Patentti- ja rekisterihallitus.

5.1 Sisäiset valvontajärjestelmät

Hallitus määrittelee yhdistyksen sisäisen valvonnan periaatteet ja seuraa valvonnan toimivuutta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhdistyksen toiminta on säännösten ja periaatteiden mukaista ja informaatio luotettavaa. Valvontaan liittyvät toimintatavat ja velvollisuudet määritellään yhdistyksen työjärjestyksessä tai vastaavassa asiakirjassa.

Seuroissa voi riittää, että hallitus päättää henkilöiden työtehtäviin liittyvistä velvollisuuksista, sopii raportoinnin periaatteista ja seuraa säännöllisesti yhdistyksen tulosta ja taloudellista asemaa sekä toimintaa. Hallitus määrää menettelytavan jolla varmistetaan, että kaikki yhdistykselle kuuluvat tulot tuloutetaan yhdistyksen kirjanpitoon oikeansuuruisina, että yhdistys maksaa vain sille kuuluvia ja asianmukaisesti hyväksyttyjä menoja ja että sen omaisuus on tallessa. Joukkueet kuuluvat seuraan ja myös niiden rahanhankinta ja käyttö raportoidaan (konsolidoidaan) seuran raportteihin.


5.2 Sisäinen raportointi

Hallitus määrittelee toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävän sisäisen raportoinnin periaatteet. Sisäinen raportointi on osa yhdistyksen sisäistä valvontaa. Raportointi tehdään kirjallisena ja sen tulee olla selkeää ja avointa.

Raportointiin sisältyvät selvitys yhdistyksen tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta ja toiminnasta sekä siitä, miten ne ovat muuttuneet ja poikkeavat suunnitellusta. Siihen voi sisältyä myös tietoja henkilöstöstä sekä muista toiminnan johtamisen kannalta tärkeistä asioista.
Pienimmissä yhdistyksissä voi riittää kerran vuodessa tehtävä tilinpäätös ja toimintakertomus.


5.3 Riskienhallinnan periaatteet

Hallitus määrittelee ja kirjaa yhdistyksen toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät riskienhallinnan periaatteet sekä keskeiset riskit. Tämä dokumentti liitetään hallituksen pöytäkirjoihin. Hallitus seuraa yhdistyksen ja sen tytäryhtiöiden toimintaan liittyviä riskejä. Merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä raportoidaan vuosi- ja toimintakertomuksessa.

Hyvä maine on yhdistyksen keskeinen menestystekijä ja sen vaaliminen on erittäin tärkeää. Hyvä maine edistää yhdistyksen mahdollisuutta saada piiriinsä päteviä asiantuntijoita ja toimielinten jäseniä sekä osaavaa henkilökuntaa. Myös yksityiset lahjoitukset ja testamentit suuntautuvat hyvämaineisille yhdistyksille.


5.4 Tilintarkastus

Tilintarkastus on hyvin tärkeä osa yhdistyksen valvontaa. Sen järjestämiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota.

5.4.1 Tilintarkastuksen järjestäminen


Hallituksen ja yhdistyksen muun johdon on varattava tilintarkastajalle tilaisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin tämä katsoo sen tarpeelliseksi sekä annettava tälle pyydettäessä lisäselvitystä ja -apua.
Tilintarkastustoimeksiannon ehdoista tulisi sopia etukäteen. Ehdot voidaan tarvittaessa kirjata toimeksiantokirjeeseen tai muuhun vastaavaan sopimukseen. Näin syntyvä dokumentti vahvistaa toimeksiannon vastaanottamisen ja määrittää tilintarkastuksen tavoitteet ja laajuuden, hallituksen ja tilintarkastajan velvoitteet sekä tilintarkastajan raportoinnin muodon ja tavat.
Tilintarkastaja tarkastaa yhdistyksen kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja hallinnon sekä emoyhdistyksen konsernitilinpäätöksen ja laatii niistä tilintarkastuskertomuksen.
Tilintarkastajalla on läsnäolo-oikeus ja hänet kutsutaan yhdistyksen toimielimen kokoukseen, jossa käsitellään hänen tehtäviinsä liittyviä asioita.
Tilintarkastus on luonteeltaan laillisuustarkastusta, ei tarkoituksenmukaisuustarkastusta, joten tilintarkastuksessa ei yleensä oteta kantaa päätösten tarkoituksenmukaisuuteen.
Tilintarkastus ei korvaa hallituksen valvontavastuuta.

5.4.2 Tilintarkastajan valinta


Yhdistyksen säännöt määräävät tilintarkastajien määrän ja valintatavan. Mikäli yhdistyksessä on valtuuskunta, on suositeltavaa, että se valitsee tilintarkastajan. Yhdistyksen tilintarkastajana voi toimia vain KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Hallituksen on varmistettava, että tilintarkastajan valitsijat saavat riittävästi tietoa tilintarkastajaehdokkaista. Valintaa tehtäessä on huomioitava tilintarkastajan asiantuntemus ja kokemus yhdistysten tilintarkastuksesta. Tilintarkastajan riippumattomuus ja suostumus tehtävään on selvitettävä ennen valintaa. Yhdistyksen tytäryrityksen tilintarkastajaksi on valittava vähintään yksi yhdistyksen tilintarkastaja.

5.4.3 Tilintarkastajan palkkiot


Tilintarkastajan palkkio määritellään toimeksiantokirjeessä. Palkkion tulee olla riittävä toimeksiantokirjeessä sovitun tilintarkastuksen toteuttamiseen. Palkkio ei saa määräytyä tavalla, joka voi vaarantaa tilintarkastajan riippumattomuuden. Tilintarkastuspalkkiot esitetään tilinpäätöksen liitetietona.

5.5 Ilmoitukset viranomaisille


Yhdistys toimittaa määräajassa viranomaisille lainsäädännön mukaiset asiakirjat ja raportit toiminnastaan ja taloudestaan sekä tarkoituksen toteuttamiseen liittyvistä tiedoista, kuten apurahayhdistyksissä luettelon apurahansaajista. Apurahayhdistysten osalta näitä tahoja ovat Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteri sekä veroviranomainen. Myönnetyistä apurahoista annetaan tiedot veroviranomaisille ja apurahansaajien eläke- ja sosiaalivakuuttamista hoitavalle Maatalousyrittäjien eläkelaitos Melalle. Saadut lahjoitukset ja niiden käyttö ilmoitetaan veroviranomaisille. Virallisiin selvityspyyntöihin vastataan viipymättä antamalla yhdistyksen toiminnan tarkastamisessa ja valvonnassa tarvittavat tiedot todenperäisinä ja muuttamattomina. Valvonnan edellyttämiä tietoja ei salata eikä tuhota.

5.5.1 Rikollisen toiminnan ehkäiseminen


Yhdistys noudattaa toiminnassaan terrorismin rahoittamisen ja rahanpesun estämistä ja selvittämistä koskevaa lainsäädäntöä. Yhdistys ilmoittaa rahanpesun selvittelykeskukselle havaitsemansa epäilyttävät liiketoimet ja epäilyt terrorismin rahoittamisesta. Yhdistys selvittää saamiensa lahjoitusten alkuperän.

5.6 Tietosuoja


Yhdistys huomioi toiminnassaan asianmukaisen tietosuojan ja hyvän tietojenkäsittelytavan. Yhdistys noudattaa henkilötietolaissa sekä erityislaeissa tietosuojalle asetettuja vaatimuksia ja tietosuojavaltuutetun ohjeistusta. Tietosuoja koskee kaikkia yhdistyksen keräämiä, tallettamia, käyttämiä, käsittelemiä ja luovuttamia henkilötietoja. Yhdistys laatii syntyneistä henkilörekistereistä rekisterikuvaukset sekä tietosuojaselosteen, joka julkaistaan yhdistyksen kotisivulla.

Apurahahaun yhteydessä hakijoilta pyydetään suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Jos apurahahaku tapahtuu verkossa, on tietosuojaseloste julkaistava haun yhteydessä. Apurahan hakijalle on annettava mahdollisuus kieltää tietojensa julkaisu yhdistyksen kotisivuilla. Henkilötunnusta tai tilitietoja ei tule kerätä apurahahakemusten yhteydessä, vaan pyytää tiedot erikseen myönteisen päätöksen saajilta. Lisätietoja tietosuojasta ja hyvästä tietojenkäsittelytavasta antaa tietosuojavaltuutetun toimisto. Yhdistyksen asioita hoitava henkilö pitää salassa saamansa tiedot toisen liike- tai ammattisalaisuudesta, toisen taloudellisesta asemasta ja henkilökohtaisista oloista. 

Yhdistys huolehtii asianmukaisesti salassa pidettävien asiakirjojen ja tiedostojen salaiseksi merkitsemisestä, salaamisesta ja arkistoimisesta sekä asiakirjojen ja tiedostojen tuhoamisesta.  Yhdistys kunnioittaa lahjoittajan tahtoa olla antamatta nimeään julkisuuteen.

Jaa: